¿Qué es una oficina híbrida y cómo funciona?

¿Quiere montar una oficina híbrida?

La pandemia ha provocado cambios drásticos en cómo y dónde trabajamos.

Si bien el lugar de trabajo de la oficina sigue evolucionando continuamente, esta repentina necesidad de evolución en el mundo posterior a COVID puede ser un desafío para muchas empresas. Varias empresas están adoptando ahora un modelo de trabajo remoto o híbrido.  

Entonces, ¿cómo modifica su espacio de trabajo sin reducir la productividad de los empleados ?   

En este artículo, vamos a echar una inmersión profunda en lo que hace a una oficina híbrida, y explorar las funciones, beneficios y desafíos de este modelo de trabajo. Compartiremos también siete consejos para manejar con éxito una oficina híbrida . 

¿Qué es un modelo de oficina híbrida?

Una oficina híbrida es una combinación de arreglos de trabajo a distancia y en la oficina.  

En este espacio de trabajo híbrido, algunos empleados deben trabajar desde la oficina, mientras que otros pueden optar por trabajar desde casa. 

Una organización puede tener ciertos tipos de roles que deben estar presentes en el lugar de trabajo a tiempo completo. Por ejemplo, los trabajadores especializados, como los analistas de calidad de un producto alimenticio, deben trabajar desde el laboratorio de la empresa.

Las empresas también pueden tener departamentos (ventas, marketing, etc.) que no necesitan acudir a la oficina física. Luego pueden optar por un modelo híbrido, donde algunos empleados trabajan en la oficina y otros trabajan de forma remota.

La flexibilidad y la libertad que ofrecen las oficinas híbridas han permitido que muchas empresas y empleados funcionen con éxito incluso en el mundo posterior a una pandemia.  

También les ha permitido seguir las normas de distanciamiento social al tener equipos distribuidos.

Es por eso por lo que muchos gigantes corporativos como Facebook, Google y Amazon han adoptado un modelo de oficina híbrido y tienen un éxito notable.

4 Beneficios Clave de Incorporar una Oficina Híbrida

Hay muchas ventajas en incorporar una oficina híbrida. Echemos un vistazo a algunos puntos clave:

1. Mayor productividad

Los empleados que prefieren tener un horario de trabajo más flexible pueden esforzarse más durante su jornada laboral.

A pesar de las aprensiones iniciales, las encuestas de CoSo Cloud revelan que alrededor del 77% de los empleados remotos han registrado una mayor productividad y un mayor rendimiento.

El aumento de la productividad y la capacidad de concentrarse en la tarea en cuestión puede deberse a menos interrupciones y distracciones de los colegas.

Además, algunos empleados remotos son más productivos y tienen un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal, ya que no tienen que preocuparse por desplazarse al trabajo con regularidad.

2. Empleados más felices

Con la reducción de los niveles de estrés en un espacio de trabajo flexible, los equipos distribuidos tienden a ser más felices y motivados en su trabajo. Esto los anima a hacer más por la empresa.

Mejorar la experiencia de los empleados tiene beneficios adicionales como tasas de retención más altas, mayor creatividad y productividad, un entorno de oficina positivo, etc.

Todos estos factores pueden impulsar significativamente su negocio, incluso en una situación de inamovilidad por cuarentena.

3. Costos reducidos

Un lugar de trabajo híbrido puede reducir los costos operativos de una organización de muchas maneras:

  • Costos inmobiliarios reducidos debido al espacio de oficina más pequeño.
  • Menores facturas mensuales de luz, WiFi, etc.
  • Menos suministros de oficina físicos como snacks, artículos de papelería, artículos de limpieza, etc.

Como empleador, puede invertir el dinero ahorrado en el negocio mediante la creación de campañas de marketing para crear conciencia de marca y ganar más clientes.

4. Un grupo de talentos más grande

En un lugar de trabajo híbrido, el equipo remoto puede trabajar desde cualquier lugar: en casa, en un espacio de trabajo conjunto o incluso en una oficina satélite.

Como empleador, esto abre varias vías para contratar trabajadores remotos.

Puede seleccionar empleados de un grupo de talentos global más grande y contratarlos basándose únicamente en sus habilidades y conocimientos.

Esto ayuda a superar cualquier límite geográfico que pueda restringir su contratación.

De hecho, los gigantes de la tecnología en San Francisco , como Google, Job.com, etc. , planean incorporar un modelo de lugar de trabajo híbrido para que puedan ampliar su alcance a empleados potenciales talentosos.

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5 desafíos que podría enfrentar al administrar una oficina híbrida

Echemos un vistazo a los desafíos más comunes que podría enfrentar al administrar una empresa híbrida:

1. Gestión de equipos

En un entorno de trabajo híbrido, no puede realizar un seguimiento del trabajo de oficina o del progreso de su equipo remoto en tiempo real. Como resultado, es posible que no esté en la misma línea que sus empleados.

El trabajo híbrido también puede impedirle ayudarlos si necesitan asesoramiento o asistencia inmediata.

Además, puede resultar aún más difícil administrar el equipo si la mitad del equipo trabaja desde un espacio de oficina y la otra mitad trabaja de forma remota.

Es posible que no pueda coordinar reuniones, obtener una imagen completa del progreso del proyecto, garantizar la productividad uniforme de todos los miembros del equipo, etc.

2. Problemas de comunicación

Con equipos distribuidos, es posible que no siempre pueda comunicarse con todo su equipo cara a cara cuando lo desee. No es tan fácil como entrar en una sala de conferencias para una reunión de equipo.

Debe considerar la disponibilidad, la programación y varios otros factores del equipo remoto antes de decidir la hora de la reunión.

Asegúrese de comunicar las nuevas políticas, actualizaciones, proyectos, etc., con los equipos remotos y en la oficina simultáneamente.

Además, los problemas de Internet o conectividad pueden obstaculizar el acceso remoto de los empleados a las videoconferencias, varios datos importantes, etc.

3. Dificultad para navegar por nuevas herramientas y software

Aprender sistemas, software o herramientas completamente nuevos puede ser una tarea abrumadora para muchos empleados remotos.

Puede ser un desafío para quienes se han acostumbrado a trabajar de cierta manera. Pueden mostrarse reacios a adoptar nuevas tecnologías debido al miedo al fracaso.

Sin la orientación adecuada, los miembros del personal remoto pueden perderse, retrasarse en el cronograma e incluso cometer errores críticos.

4. Problemas de colaboración

La colaboración puede ser difícil de lograr, especialmente cuando los trabajadores de oficina no se sienten cómodos con el trabajo remoto.

Además, la falta de comunicación adecuada, la incapacidad de utilizar software avanzado y una guía inadecuada pueden reducir la eficiencia de la colaboración en equipo híbrido.

Si los equipos no pueden realizar el trabajo de oficina juntos, esto podría llevar a:

  • Metas del equipo perdidas.
  • Desconfianza hacia los miembros del equipo.
  • Reducción de la productividad general de los empleados, etc.

Todos estos factores son contraproducentes para el equipo, así como para su empresa híbrida.

5. Oportunidades limitadas para la formación de equipos

Los empleados remotos pueden perderse las actividades de creación de equipos como almuerzos en equipo, descansos en la cafetería, salidas de la empresa, etc., que ocurren en una oficina tradicional.

Debido a esto, pueden sentirse aislados y desconectados de sus compañeros de oficina físicos, gerentes y toda la fuerza laboral híbrida.

Esto puede afectar negativamente su moral, productividad e incluso el entorno laboral.

7 consejos prácticos para gestionar con éxito una oficina híbrida

Si utiliza las técnicas, las herramientas y el software adecuados para su modelo híbrido, podrá solucionar los problemas asociados con el trabajo remoto.

Echemos un vistazo a algunas soluciones:

1. Delegar tareas y proyectos

La tecnología moderna ha hecho que sea extremadamente fácil asignar tareas y proyectos a varios empleados remotos. Esto hace que sea conveniente realizar un seguimiento del progreso de las tareas y proyectos individuales y garantizar su finalización oportuna.

Hay muchas herramientas excelentes de gestión de proyectos disponibles en la actualidad.

Seleccionar el adecuado dependerá de las necesidades de su empresa y del presupuesto asignado. Algunas de las mejores herramientas de gestión de proyectos incluyen Trello , Asana y Airtable.

2. Utilice software de comunicación avanzada

La comunicación clara y concisa siempre será vital para el éxito de cualquier negocio, proyecto o tarea. Y es por eso que un software de comunicación es extremadamente popular hoy en día.

Ahora, hay toneladas de opciones, que pueden dejar tu cabeza dando vueltas.

Afortunadamente, lo hemos reducido a dos categorías:

A. Mensajería instantánea

Estas aplicaciones son fáciles de usar, lo que simplifica la colaboración y la comunicación para el personal remoto.

Algunas de estas plataformas incluyen: Slack, Microsoft Teams, Chanty, etc.

B. Videoconferencia

Los empleados remotos pueden sentirse excluidos si ven que su equipo de oficina se apiña para una sesión de lluvia de ideas en la sala de conferencias.

Las herramientas de videoconferencia de alta calidad ayudan a brindar uniformidad en las reuniones a través de una sala de reuniones remota.

Las opciones más populares incluyen Zoom, Facetime, Skype , etc.

Durante las videollamadas, puede pedir a todos los empleados (remotos e internos) que inicien sesión desde sus propias computadoras para que los empleados remotos no se sientan aislados. También aumentará la camaradería entre los miembros del equipo.

3. Mejore la colaboración en equipo mediante software inteligente

La colaboración en determinadas tareas puede ser crucial y más difícil de maniobrar desde una posición remota.

Sin embargo, ese no será el caso si tiene las herramientas adecuadas a su disposición. 

El software de colaboración moderno permite a los equipos trabajar sin problemas en proyectos comunes, independientemente de su ubicación física. Puede utilizar estas herramientas para compartir documentos rápidamente, chatear con colegas, etc.

Dos de las herramientas de colaboración más populares incluyen Google Docs, Google Workspace y Microsoft Teams.

4. Utilice los sistemas de gestión del aprendizaje (LMS) para capacitar a los nuevos empleados

Puede ser un desafío aprender sobre varias herramientas remotas nuevas y los procesos de trabajo de la empresa. Un empleado necesita dominar estas herramientas y técnicas rápidamente y usarlas para completar sus tareas.

Ofrecer un buen soporte de incorporación y capacitación suficiente a un trabajador híbrido puede ayudarlo a ponerse al día con sus colegas rápidamente.

Ahí es donde entra en juego un sistema de gestión de aprendizaje (LMS).

Un LMS es un software que proporciona documentación, seguimiento, informes, etc. de cursos educativos, programas de aprendizaje y mucho más.

Estas son algunas de las ventajas de utilizar un LMS:

  • Reduce el tiempo de aprendizaje y desarrollo al agilizar y organizar la información en un solo lugar.
  • Le permite agregar nuevos módulos de capacitación a los existentes para brindar un aprendizaje continuo a los trabajadores remotos.
  • Realiza un seguimiento del progreso y el desempeño de los empleados mediante análisis detallados, que pueden ayudarlo a modificar la sesión de capacitación en consecuencia.

Algunos de los mejores sistemas de gestión del aprendizaje incluyen Fresh LMS, Blackboard y Schoology.

5. Brindar oportunidades para la formación de equipos

La formación de equipos es fundamental para el éxito de cualquier organización, ya que puede ayudar a los trabajadores de oficina a resolver sus conflictos, generar confianza, mejorar la cultura empresarial, etc.

Es aún más crítico en un equipo híbrido, donde la fuerza laboral está distribuida.

Puede facilitar la formación de equipos en su equipo híbrido al:

  • Organizar reuniones de Happy Hour por Zoom .
  • Permitir que los miembros del equipo se reúnan (virtualmente) sin gerentes.
  • Usar herramientas rompehielos como Slack’s Donut para ayudar a los miembros a conocerse mejor.

Estas técnicas pueden contribuir en gran medida a mejorar la vinculación del equipo.

6. Supervise la productividad de sus equipos

Debe asegurarse de que cualquier empleado que trabaje desde casa esté trabajando realmente durante el horario de oficina y no viendo series o películas en exceso.

Entonces, ¿cómo monitorea la productividad de los empleados?

Existen varias herramientas de gestión del rendimiento como Time Doctor que pueden ayudar a sus empleados a mantenerse productivos.

¿Qué es Time Doctor?

Time Doctor es una herramienta de gestión del desempeño y seguimiento del tiempo que ha demostrado aumentar la productividad de los gerentes y empleados. Grandes empresas como Verizon y Ericsson, así como pequeñas empresas como Thrive Market, utilizan Time Doctor para supervisar el rendimiento con facilidad.

Aquí hay un vistazo rápido a algunas de sus características clave:

  • Seguimiento manual y automático del tiempo dedicado a las tareas del trabajo.
  • Asignación de tareas y proyectos a cualquier empleado específico.
  • Clasificaciones del nivel de productividad para diferentes sitios web y aplicaciones.
  • Informes detallados y potentes para supervisar el rendimiento del equipo híbrido.
  • Horarios de trabajo e informes de asistencia para realizar un seguimiento de la asistencia del equipo híbrido.
  • Fácil integración con las principales herramientas de gestión de proyectos como Trello, Jira, etc.
  • Envíe el pago directamente a un empleado en función de sus horas de trabajo con las integraciones de Paypal y Wise.

7. Considere la priorización de los empleados

Los empleados son el activo más importante de cualquier empresa. Independientemente del tamaño del equipo, todos los empleados tienen roles esenciales que desempeñar en el éxito de su negocio.

Es por eso que centrarse en sus necesidades, expectativas y bienestar puede aumentar significativamente el compromiso y la satisfacción en el lugar de trabajo.

Así es como puede crear una cultura de trabajo en la que los empleados sean lo primero :

  • Ayude a sus empleados remotos a comprender la cultura de su empresa para que puedan asociarse mejor con ella.
  • Asegúrese de que sean responsables de sus tareas para que puedan ser más responsables de su trabajo.
  • Reconozca sus éxitos y también su valor para su empresa.
  • Brindar oportunidades de desarrollo profesional para todos los empleados.

Estos pasos pueden ayudar a los trabajadores remotos a sentirse conectados con su empresa híbrida, incluso si no están físicamente presentes en el espacio de la oficina.

Pensamientos finales

El trabajo remoto es sin duda el futuro del trabajo, ya sea un enfoque completamente remoto o híbrido.

Implementar cuidadosamente los nuevos procedimientos, seleccionar las herramientas adecuadas y priorizar el bienestar de sus empleados es clave para que su modelo híbrido prospere.

Puede hacer crecer su negocio fácilmente incluso en medio de una pandemia, si utiliza las estrategias anteriores para adoptar un modelo de lugar de trabajo híbrido.

¡Buena suerte!

Liam McIvor Martin

Liam Martin es cofundador de Time Doctor, un software de seguimiento del tiempo y monitorización de la productividad diseñado para realizar un seguimiento de las horas y la productividad de equipos remotos.

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